Préparer les lignes.
Retrouver leur origine.

Séparer quatre opérations différentes

Lire une demande, identifier un article, calculer un montant et autoriser l’émission ne sont pas la même tâche. L’IA peut aider à extraire ou rapprocher des formulations variables. Le catalogue approuvé fournit les références et conditions ; un calcul déterministe produit les totaux à partir des valeurs retenues.

Avant le raccordement, choisissez la destination : brouillon de devis, ligne à vérifier ou pièce importable. Le logiciel de gestion reste la référence pour les identifiants, la numérotation et les statuts qu’il gère déjà.

Conserver la source de chaque valeur

Exemple fictif : un client demande « douze filtres compatibles avec la série A ». L’assistant retrouve deux articles possibles. Il prépare la quantité demandée et les deux références candidates, avec le passage d’origine. Il ne choisit pas silencieusement l’article le moins cher pour compléter la ligne.

Une fiche de préparation distingue les données extraites, celles reprises d’un référentiel et celles calculées. Une unité, une remise ou une condition absente reste à renseigner. Les règles de taxes et d’arrondi proviennent de la configuration approuvée, pas d’une déduction libre du modèle.

Organiser une relecture qui montre les écarts

Affichez la pièce d’origine à côté des champs préparés. Faites ressortir référence ambiguë, quantité inhabituelle et incohérence entre lignes et total. La personne responsable doit pouvoir corriger un champ sans recommencer toute l’extraction.

Un dossier complet peut suivre le circuit prévu ; une exception rejoint une file avec une raison précise. Le statut « préparé » doit rester distinct de « approuvé », « émis » ou « payé ». Une bonne extraction ne prouve aucun de ces états.

Tester avant d’importer dans la gestion

Utilisez des pièces fictives ou autorisées : document net, scan imparfait, avoir, référence inconnue et pièce reçue deux fois. Vérifiez notamment qu’une reprise après interruption retrouve le dossier existant au lieu d’en créer un second.

Le premier essai peut s’arrêter à un export contrôlable. Une connexion directe vient ensuite si elle retire réellement une ressaisie et si les erreurs restent récupérables dans l’outil cible.